ТЕКСТЫ КНИГ ПРИНАДЛЕЖАТ ИХ АВТОРАМ И РАЗМЕЩЕНЫ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
5. Інформаційні системи управління персоналом
.
5. Інформаційні системи управління персоналом
Для цілей кадрового менеджменту доцільно використовувати
сучасні програмні продукти. Створення комплексної інформаційної системи для
управління персоналом – необхідність сьогодення.
Цілі інформаційної системи управління персоналом
Існує декілька об’єктивних причин впровадження інформаційної
системи управління персоналом в організації, а саме:
багато видів діяльності з управління персоналом можуть
виконуватись більш ефективно, з меншим об’ємом необхідної для обробки
документації;
маючи систему постійно діючого ведення даних, необхідно
зберігати набагато меншу кількість бланків і робити менше записів вручну;
пошук інформації, потрібної керівництву для прийняття
рішень, може подаватись швидше і простіше. Наприклад, замість того, щоб
проводити вручну аналіз текучості кадрів по відділам, стажу роботи в компанії
та освітнього рівня, спеціалісти можуть складати подібні звіти швидше за
допомогою інформаційної системи, використовуючи її можливості сортування й
аналізу інформації;
оскільки ефективне управління людськими ресурсами набуває
все більше стратегічного значення в багатьох організаціях, інформаційна система
дасть ефективність і при стратегічному плануванні, і прогнозуванні майбутньої
потреби в людських ресурсах.
Сфери застосування
Існує безліч сфер використання для інформаційної системи
управління людськими ресурсами. Опитування, яке проводилось серед практикуючих
спеціалістів по персоналу, показало, що найбільш загальними сферами користування
є:
нарахування заробітної плати (78 %);
надання пільг (70 %);
ведення обліку дотримання вимог законодавства (69 %).
Основною сферою використання інформаційної системи є автоматизація
процесу нарахування заробітної плати і надання пільг. Замість того, щоб
розрахувати і нарахувати заробітну плату вручну, система дозволяє вводити дані
за відроблений службовцями час в загальну систему. Потім відповідні підрахунки
та інші індивідуальні регулювання відображаються в остаточних розрахунках
оплати праці кожного працівника організації.
У результаті розвитку і втілення інформаційних систем в
багатьох організаціях ряд функцій, пов’язаних з нарахуванням заробітної плати,
переноситься із бухгалтерських відділів у відділи персоналу. Крім основних
видів діяльності, з втіленням інформаційних систем можуть змінюватися багато
інших видів діяльності з управління персоналом (рис. 8.1).
База даних
В основі інформаційної системи лежить база даних, доступ до
якої здійснюється за допомогою програмного забезпечення, яке встановлено на
комп’ютерах.
Різноманітні облікові дані та інформація про працівників і
кандидатів може переводитись у форми, які потім використовуються комп’ютером,
створюючи таким чином базу даних організації.
Рис. 8.1. Діяльність з управління персоналом – елементи
інформаційної системи
Вхід у базу даних може здійснюватись з різними цілями, а
дані немає необхідності повторювати і копіювати в окремі файли, як, наприклад,
у файлах платіжних відомостей заробітної плати чи в файлах по персоналу. Таким
чином інформація про базові ставки службовця, його адреси чи кількість
утриманців змінюється лише раз.
Менеджер з персоналу може отримувати доступ до сучасної бази
даних для складання бюджету компенсацій і виплат; працівник, що займається
розподілом пільг, може входити в базу даних для отримання відповідних деталей
про пільги; а координатор питань заробітної плати може користуватись цією базою
даних для створення чеків на оплату праці службовців.
Доступ до інформації
Засоби контролю повинні бути вбудовані в систему, щоб
заборонити вільний доступ до даних. Наприклад, інформація про заяви на
відшкодування по страхуванню здоров’я може вказувати на працівників, які
пройшли консультацію у психіатра чи лікувались від алкоголізму.
Зазвичай вживається система обмеження доступу до різних
рівнів інформації, що бажано формально закріпити наказом по організації.
.
